Çok şubeli işletmelerde ekran yönetimi

Çok şubede işler nerede karışır?

Ekranlar şube şube eklendikçe her biri biraz farklı kurulur. Birkaç yıl sonra tablo tanıdıktır: geçen ay biten kampanya iki şubede hâlâ dönüyordur, bir lokasyonda eski fiyatlar duruyordur ve genel müdürlükte kimse herhangi bir ekranda şu an ne olduğunu kesin olarak söyleyemez.

Bunların hiçbiri kötü niyetten kaynaklanmaz; ortak bir düzen olmamasından kaynaklanır. Ekranları adlandırmanın üzerinde anlaşılmış bir yolu yoktur, merkezin neye, şubenin neye karar verdiği belli değildir, kontrol etmenin kolay bir yolu da yoktur. İyi haber şu ki bu düzeni kurmak basittir; kurulduktan sonra yeni bir şube eklemek bir proje değil, birkaç dakikalık iş olur.

Her ekrana herkesin bulabileceği bir ad verin

İşe adlardan başlayın. "TV 3" adındaki bir ekran, onu kuran kişi için bir şey ifade eder, başka kimse için etmez. Nerede olduğunu ve ne işe yaradığını söyleyen bir adı ise herkes, her ofisten bulabilir.

• Her yerde aynı kalıbı kullanın: şehir ya da bölge, şube, sonra konum. Örneğin "İstanbul – Kadıköy – Kasa sol".
• Ekranın markasına göre değil, konumuna ve görevine göre adlandırın. Ekranlar değişir, kasanın üstündeki duvar kalır.
• Kalıbı yazıya dökün ve yeni ekran kuran herkesle paylaşın; personel değişse de kalıp korunsun.

Ekranları karar verdiğiniz gibi gruplayın

Gruplar, elli ayrı ekranı bir avuç karara dönüştürür. Püf noktası, gerçekten sorduğunuz sorulara göre gruplamaktır: "tüm menuboard'lar", "Ankara'daki bütün şubeler", "tüm vitrin ekranları" gibi.

Etiketler burada çok işe yarar, çünkü bir ekran birden fazla etiket taşıyabilir: şubesi, bölgesi, türü ve katı. Böylece aynı ekran hem "Kadıköy", hem "İstanbul", hem de "Menuboard" grubuna aynı anda girer ve yaptığınız değişikliğe hangi grup uyuyorsa ekrana onun üzerinden ulaşırsınız. Jonza'da ekranları şube, kat ya da ekran türüne göre etiketler, bir gruptaki tüm ekranlara aynı içeriği tek seferde atarsınız.

Neyin merkezi, neyin yerel olduğuna karar verin

Çok şubeli digital signage hakkında yapabileceğiniz en faydalı konuşma, neye kimin karar verdiğidir. Bu konuşma yapılmazsa ya merkez her şeyi kontrol eder ve şubeler hiçbir şeye tepki veremediklerini hisseder, ya da her şube kendi bildiğini yapar ve marka dağılır.

Birçok zincirde işe yarayan bir ayrım:

• Merkez: marka içeriği, ulusal kampanyalar, ana menü ve fiyatlar, yasal ve güvenlik duyuruları.
• Bölge: yalnızca bir şehirde ya da iklimde anlamlı kampanyalar, bölgesel fiyatlar, yerel etkinlikler.
• Şube: kendi çalışma saatleri, ekibi, mahalledeki bir etkinlik, tükenen bir ürün.

Uygulamada merkezi içerik ortaktır ve herkes için bir kez değiştirilir; yerel içerik ise her şubenin kendisinin baktığı, sınırları belli küçük bir alandır. Belediyeler de aynı yaklaşımı kullanabilir: şehir genelindeki duyurular merkezden, her hizmet binasının kendi saatleri ve duyuruları yerelden.

Kimin neyi değiştirebileceğini belirleyin

Her ekranı değiştirebilen her yeni kişi, bir hatanın her yere yayılması için bir fırsat daha demektir. Merkezi içeriği değiştirenlerin çevresini dar tutun; şube personeline yerel içerik için net ve sınırlı bir alan verin.

• Kimin erişime ihtiyacı olduğunu ve nedenini listeleyin; biri katıldığında ya da ayrıldığında listeyi gözden geçirin.
• Merkezi bir değişiklik yayına girmeden önce basit bir kontrol üzerinde anlaşın: fiyatlara ve tarihlere ikinci bir gözün bakması çoğu zaman yeter.
• Çok sayıda ekranı değiştirebilen hesapları koruyun. İki adımlı doğrulama ve eski cihazlardan çıkış yapmak bir dakika sürer, belirgin bir açığı kapatır.

Şubeyi aramadan önce merkezden bakın

Çok şubeli ekran yönetiminde en sık yapılan telefon görüşmesi "Ekranınız çalışıyor mu?" sorusudur. Merkez için yavaş, yoğun bir şube için de bölücüdür. Her ekranın durumunu uzaktan görebilmek bunu değiştirir: çevrim içi mi, en son ne zaman bağlandı, şu an ne oynatıyor.

Kontrolü şikâyete tepki değil, rutinin bir parçası yapın. Kampanyanın başında kısa bir bakış ve sessizleşen ekranlar için haftada bir göz atmak, sorunların çoğunu müşteri fark etmeden yakalar. Bir ekranın gerçekten yerinde ilgi istediği durumda da şubeye tam olarak hangi ekran olduğunu ve neye bakılacağını söyleyebilirsiniz; çoğu zaman elektrik ya da internet.

Yeni şube eklerken

Adlar, etiketler ve merkez-yerel ayrımı yerine oturduğunda yeni bir şube açmak büyük ölçüde kalıbı izlemekten ibarettir: ekranları adlandırın, şube, bölge ve tür etiketlerini ekleyin; doğru içerik hemen ekrana gelir. Yerel köşesi dışında o şube için ayrıca bir şey kurmanız gerekmez.

Açılışlar için kısa bir kontrol listesi tutun: ekranlar, konumları, internet, adlar ve etiketler, yerel içerik. İlk gün zincirin geri kalanı gibi görünen bir şubeyle haftalar sonra ancak yetişen bir şube arasındaki fark budur.

Kısacası

Çok şubeli digital signage biraz düzenle kontrol altında kalır: herkesin anlayacağı adlar, karar verme biçiminize uyan etiketler, merkezi ve yerel içerik arasında net bir çizgi, her şeyi değiştirebilen dar bir ekip ve ekranları merkezden kontrol etme alışkanlığı. Böylece kampanyalar tüm şubelere aynı sabah ulaşır, aynı akşam biter.

Jonza tam da bu iş için var: farklı şehirlerdeki ekranlar tek hesaptan yönetilir, değişiklikler saniyeler içinde ulaşır, haftalık takvim kendi kendine işler. Bir yayılım planlıyorsanız ekran ve lokasyon sayınızı bize yazın, size uygun bir plan hazırlayalım.