Çalışanları bilgilendiren ekranlar

Kurum içi ekranlar neden işe yarar?

İş yerindeki iletişimin çoğu, insanların bir bilgisayarın başında oturduğunu varsayar. E-posta, intranet ve mesajlaşma kanalları bunu varsayar. Oysa bir fabrikada, depoda, mağaza katında ya da hastanede pek çok kişi gününü masadan uzakta geçirir; ofiste bile önemli mesaj çoğu zaman yüz başka mesajın arasında kaybolur.

Doğru yerdeki bir ekran, önünden geçen herkese ulaşır; giriş yapmaya, gelen kutusuna ya da telefona gerek kalmadan. İnsanların zaten baktığı yerdedir: girişte, dinlenme alanında, kart basma noktasında, üretim hattının üstünde. İyi kullanıldığında, bugün neler olduğunu öğrenmek için bakılan yer hâline gelir.

Ekranda neler olmalı?

Kurum içi ekranlar, insanların gerçekten ihtiyaç duyduğu az sayıda mesaj taşıdığında en iyi çalışır. İşe yarar bir karışım şöyle görünür:

• İş güvenliği: bu haftanın önemli hatırlatması; belirli bir alanda koruyucu ekipman, ıslak zemin, yangın tatbikatının tarihi ya da en yakın ilk yardım noktası. Kısa, net ve görünür kalacak sıklıkta değişen.
• Vardiya ve çizelgeler: kim görevde, bir sonraki vardiya ne zaman başlıyor, bayram öncesi çalışma saatlerinde neler değişiyor.
• Canlı rakamlar: üretim hedefleri, sevk edilen siparişler, açık talepler ya da bir kalite panosu. Canlı bir web sayfası olarak gösterildiğinde her zaman kaynak sistem kadar günceldir.
• Duyurular: aramıza katılan yeni bir çalışma arkadaşı, bir prosedür değişikliği, bir etkinlik, yaklaşan bir son tarih.
• Ziyaretçiler: resepsiyonda, onay alınmışsa firma adı ve toplantı odasıyla birlikte bugünün misafirlerine bir hoş geldin mesajı.
• Günlük yaşam: yemekhane menüsü, hava durumu, saat, servis saatleri.
• Takdir: iş yıl dönümleri, ekip başarıları ve kişinin onayıyla doğum günleri.

Ekranlar nereye konmalı?

Bir ekranın okunup okunmayacağını yeri belirler. İnsanların yalnızca geçtiği değil, durduğu yerleri arayın.

• Girişler ve kart basma noktaları: herkes günde iki kez geçer. Günün ana mesajı ve güvenlik hatırlatmaları için uygundur.
• Dinlenme alanları ve yemekhaneler: insanlar birkaç dakika oturur. Duyurular, takdir mesajları ve daha uzun bir döngü için uygundur.
• Üretim hatları ve depo koridorları: bir bakışta ve uzaktan okunabilen canlı rakamlar ve güvenlik mesajları.
• Resepsiyon ve lobiler: ziyaretçi karşılama, şirket haberleri ve şirketi iyi temsil eden sakin bir döngü.
• Toplantı odası kapıları: takvimden web sayfası olarak gösterilirse günün rezervasyonları.

Fabrika ya da depo ortamında mesafeyi, ışığı ve tozu düşünün. Yazı, insanların gerçekten durduğu yerden, belki birkaç metre öteden okunabilmeli; bu yüzden çok büyük punto kullanın. Aydınlık holler ve pencereler, ofistekinden daha parlak bir ekran ister; tozlu ya da nemli ortamlar ise ticari bir ekran veya koruyucu bir kabin gerektirebilir.

Bir bakışta okunabilsin

İş yerinde insanlar ekranı okumak için nadiren durur. Yürürken, bir şey taşırken ya da bir makineyi beklerken göz atarlar. O bakış için tasarlayın.

• Slayt başına tek mesaj, gerektiği kadar az kelimeyle.
• Büyük yazı ve güçlü kontrast. İnsanların bakacağı en uzak noktadan test edin.
• Özellikle güvenlikte, iş yerinde zaten kullanılan simge ve renklerle uyumlu görseller.
• Canlı rakamlarda holün öbür ucundan okunacak büyüklükte sayılar; ayrıntıyı atın, ana rakamı bırakın.
• Ekibiniz birden fazla dil konuşuyorsa temel güvenlik mesajlarını her dilde, art arda gösterin.

Ekranları sessiz tutun. Fabrika zaten gürültülüdür; ofiste de bütün gün aynı videoyu çalan bir hoparlöre gerek yoktur.

İçeriği taze tutmak

Kurum içi bir ekranı öldürmenin en hızlı yolu, aynı içeriği bir ay boyunca üzerinde bırakmaktır. İnsanlar orada yeni bir şey çıkmadığını çok çabuk öğrenir ve bakmayı bırakır; önemli bir şeyin çıktığı gün de dahil.

• Haftada en az bir şeyi değiştirin; haftanın güvenlik mesajı ya da yeni bir fotoğraf bile olsa.
• Her duyuruya yayına girerken bir bitiş tarihi verin; vaktinde kalksın.
• İşin bir kısmını canlı veriye bırakın: saat, hava durumu, yemekhane menüsü ve canlı rakamlar kendiliğinden değişir.
• Vardiyaya göre planlayın: sabah ve gece vardiyasının mesajları farklı olabilir. Bir zamanlama, kimse başında olmadan içeriği vardiya değişiminde değiştirebilir.

Ekranlar kimin sorumluluğunda?

Herkesin olan ekran, sonunda kimsenin olmaz. İlk ekran asılmadan kimin ne yapacağına karar verin.

• Neyin yayına gireceğine karar veren ve döngüyü düzenli tutan bir sorumlu; çoğu zaman insan kaynakları, kurum içi iletişim ya da operasyon ekibinden biri.
• Kendi içeriğini ekleyebilen katkı verenler: iş sağlığı ve güvenliği, yemekhane ya da bir saha yöneticisi; her biri kendi ekranları için.
• Acil mesajlar için basit bir kural: kim, hangi ekranlara hemen mesaj koyabilir ve kim kaldırır.

Birden fazla tesisiniz varsa ekranları tesise, binaya ya da kata göre gruplayın. Şirket geneli haberler hepsine aynı anda gider; her tesis kendi yerel mesajlarını yönetir. Böylece genel merkezin her fabrikanın yemekhane menüsünü bilmesi, bir tesisin de kendi yangın tatbikatını duyurmak için izin beklemesi gerekmez.

Gizlilik ve onay

Kurum içi ekranlar çoğu zaman çalışanların yanı sıra ziyaretçilere, taşeronlara ve kuryelere de görünür. Onları herkese açık kabul edin.

• Birinin fotoğrafını, adını ya da doğum gününü göstermeden önce sorun; hayır yanıtına saygı gösterin.
• Kişisel performans rakamlarını ya da bir kişinin hatasını öne çıkaran hiçbir şeyi göstermeyin.
• Canlı panoları ziyaretçilerin görebileceği bir ekrana koymadan önce müşteri adı, kişisel bilgi ya da ticari açıdan hassas rakam içermediklerinden emin olun.

Özetle

Kurum içi ekranlar, e-postanın ulaşamadığı kişilere ulaşır. Onları insanların durduğu yerlere koyun, bugün önemli olan birkaç mesajı gösterin, bir bakışta ve uzaktan okunabilir yapın, her hafta bir şeyi değiştirin ve sorumlusunu belirleyin. Böyle olunca ekran, insanların ilk baktığı yer olur.

Jonza ile ekranları tesise, binaya ya da kata göre gruplayabilir, şirket geneli haberleri hepsine aynı anda gönderebilir, içeriği haftalık zamanlamayla vardiya değişiminde değiştirebilir, canlı panoları ve yemekhane menüsünü web sayfası olarak gösterebilir ve her ekranın açık olduğunu tek yerden görebilirsiniz. Ofisleriniz ya da tesisleriniz için ekran planlıyorsanız yardımcı olmaktan memnuniyet duyarız.